Ho aggiornato il contenuto della pagina il 28 Luglio 2014
Una funzione presente in Outlook, forse utilizzata anche troppo, è la risposta automatica ad ogni email ricevuta. Vediamo come utilizzarla al meglio senza essere penalizzati.
L’uso della risposta automatica nelle email può essere utile per vari scopi:
- Inviare una email per ringraziare (in modo automatico);
- Inviare una conferma di avvenuta ricezione (diversa dalla conferma di lettura);
- Avvertire di aver cambiato indirizzo email o di essere assenti per un lungo periodo.
Per configurare una risposta automatica in Outlook, ecco cosa fare:
- Creare un file .txt (di testo) sul proprio PC e scriviamo ciò che vogliamo inviare via email.
- Per esempio: Grazie per avermi contattato, il mio indirizzo email è cambiato, utilizza: ……..
- Una volta scritto il messaggio è necessario impostare la regola d’invio email, quindi andare in Strumenti, e poi Regole e poi selezionare Posta elettronica.
- Nel primo riquadro spuntare la voce Per tutti i messaggi o indicare la condizione per cui si vuole inviata la risposta automatica.
- Nel secondo riquadro attivare l’opzione: Rispondi con il messaggio.
- Nell’ultimo riquadro è necessario fare clic sulla parola Messaggio e indicare il percorso in cui abbiamo salvato il file di testo.
- Cliccare sempre su OK, per chiudere le finestre. Da questo momento la risposta automatica è impostata.
Attenzione: Non fate un uso indiscriminato della risposta automatica, perché anche le email spam che ricevete avranno sempre una risposta. Per cui anche l’avviso di cambio mail viene comunicato a tutti, spammer compresi. Va detto che alcune mailing list a cui siete iscritti, ricevendo sempre una email in risposta potrebbero riconoscerla come spam, bloccandovi sui loro server mail.
Fatene un uso limitato nel tempo e solo se strettamente necessario.
Note sulla modalità di scrittura del post
Questo articolo è stato scritto senza alcun aiuto dai sistemi di intelligenza artificiale, quali OpenAI, ChatGPT e simili.